Wszystko, czego musisz dowiedzieć się od potencjalnego dostawcy systemu telematycznego

Telematyka to złożony temat i naprawdę nie musisz się na nim znać, aby być w stanie wykorzystać możliwości używanego systemu w zadowalającym cię procencie. Jak jednak nie nabrać się na rozwiązanie, z którego z czasem wypłynie więcej problemów, niż korzyści?

Myślisz o zainwestowaniu w telematykę dla swojej floty, ale odstrasza cię fakt, że nie masz o tym pojęcia? Google pokazał mnóstwo firm i propozycji, wszystkie wyglądają na pierwszy rzut oka podobnie i nie wiesz jak się za to zabrać? Podpowiadamy, o co powinieneś zapytać przyszłego dostawcę systemu telematycznego dla twojej firmy i jakie odpowiedzi powinieneś uznać za satysfakcjonujące.

1. Regionalizacja, czyli dokąd ja właściwie dzwonię?

Twoja firma, choć ma zapewne zakusy na bycie przedsiębiorstwem o zasięgu kontynentalnym lub nawet światowym, ma przecież konkretną lokalizację. Twoi pracownicy – zarówno kierowcy, jak i spedytorzy czy dyspozytorzy – pochodzą z konkretnego kraju i mówią w konkretnym języku. Jeśli czytasz ten artykuł, to twoja firma najpewniej funkcjonuje na rynku polskim. Potrzebujesz zatem systemu telematycznego, który komunikuje się z twoimi pracownikami po polsku. Ale to nie wszystko. Kwestia regionalizacji ma jeszcze dwa bardzo ważne aspekty.

Po pierwsze – support w języku polskim. Kiedy coś się zepsuje, kiedy wystąpi problem techniczny lub po prostu twoi pracownicy pogubią się w obsłudze, nie chciałbyś przecież przebijać się przez maile i telefony w egzotycznym języku. Pomoc w twoim języku to podstawa. Dzięki temu szybko wyjaśnisz kłopot i uzyskasz niezbędne wsparcie techniczne zamiast jeszcze większej ilości nikomu niepotrzebnych problemów.

Kolejna sprawa to przedstawicielstwo na miejscu. Co w przypadku, kiedy postanowisz rozbudować flotę albo pojawi się potrzeba korekty faktur? Jeśli twój dostawca ma przedstawicielstwo w twoim kraju, nie jest to problem. Szybki telefon lub mail i po sprawie. Możecie też spotkać się i sprawnie znaleźć najodpowiedniejsze rozwiązanie dla twoich potrzeb. Wiemy, że w XXI wieku wszystko można zrobić przez Internet, ale jednocześnie wierzymy, że czasami spotkanie twarzą w twarz i mała burza mózgów są skuteczniejsze niż najdłuższe telekonferencje z przedstawicielami z drugiego końca świata.

2. Warto być na czasie, czyli aktualizacje

System telematyczny to zespół sprzętu współpracujący z odpowiednim oprogramowaniem, które z kolei korzysta z konkretnych rozwiązań technicznych. A technologia nieustannie idzie do przodu – zmieniają się zarówno kwestie sprzętowe, jak i software. Twój dostawca telematyki powinien dbać o to, by jego rozwiązanie było zawsze aktualne.

Pomińmy już nawet nowinki technologiczne, które mogą np. sprawić, że połączenie między dyspozytorem a kierowcą w ciężarówce przemierzającej drogi po drugiej stronie kontynentu będzie sprawniejsze i pewniejsze albo do bazy będzie docierało więcej danych, bo oprócz ilości przejechanych kilometrów i spalonego paliwa można będzie np. sprawdzić, czy twój kierowca lubi mocno przyspieszać albo czy wzrosła temperatura w ładowni (przy okazji – tak, jedno i drugie można sprawdzić).

Ale wyobraź sobie taką trywialną sytuację, że twój kierowca wyrusza w trasę wyposażony w system telematyczny korzystający z nieaktualnych map GPS i przez to natyka się na nieczynną drogę lub nadkłada trasy, choć mógłby pojechać nowo otwartą autostradą.

To twój dostawca telematyki musi zadbać o to, by firmowane przez niego oprogramowanie i aparatura były zawsze aktualne. Jeśli tak nie jest, system szybko się zdezaktualizuje. Zapytaj zatem, kiedy były ostatnie update’y i jakie zmiany zaszły lub kiedy planowany jest kolejny. Szybko przekonasz się, czy dostawca trzyma rękę na pulsie.

3. Dane, czyli co z tego uzyskam

Systemy telematyczne, choć na pierwszy rzut oka bardzo podobne, bo przecież stworzone do tych samych celów, różnią się. Jedne są bardziej funkcjonalne, inne mniej. Jedne korzystają z oprogramowania lub oprzyrządowania zewnętrznych producentów (do tego jeszcze wrócimy w kolejnym punkcie), inne przynoszą wszystko co potrzebne ze sobą. A przede wszystkim jedne oferują monitoring podstawowych wskaźników, a inne potrafią znacznie więcej, pomimo takich samych kosztów. Warto zatem dokładnie wypytać, co system potrafi, by wiedzieć, jakie dane można z niego uzyskać.

Ważne jest też, żeby zdać sobie sprawę, że mniej w tym przypadku nie znaczy więcej i minimalizm nie jest wartościową cechą. Jeśli w tej samej lub zbliżonej cenie można uzyskać więcej informacji, warto z tej opcji skorzystać. Nawet jeśli dziś nie wiesz, do czego mógłbyś wykorzystać część oferowanych przez system danych, pamiętaj, że jutro twoja firma może się rozwinąć, a realia zmienić. Kiedy twoja konkurencja będzie próbowała desperacko dostosować się do nowej sytuacji, ty będziesz już gotowy.

4. Za co ta faktura, czyli ukryte koszty

System płatności powinien być jasny, niezależnie od tego, jak wygląda – czy jest to płatność jednorazowa czy forma abonamentu. Tak czy inaczej, w wielu przypadkach możesz napotkać na ukryte koszty, o których reprezentant handlowy nie wspomni ci na spotkaniach, a które wyjdą na jaw dopiero po podpisaniu umowy. Ich forma jest bardzo różna, więc miej oczy i uszy otwarte. Zapytaj przede wszystkim, czy system oferowany przez dostawcę nie wymaga dodatkowych inwestycji w sprzęt lub oprogramowanie zewnętrznych producentów.

Może się okazać, że żeby poprawnie podłączyć moduł w twoich ciężarówkach, trzeba dokupić dodatkowo jeszcze kolejny element. Może też być tak, że do wykorzystania systemu potrzebne jest wykupienie licencji lub abonamentów na dodatkowe usługi innych producentów, na których oparte zostało oprogramowanie. Tak być nie powinno – wycena musi uwzględniać wszystkie twoje koszty i najlepiej, by obyło się bez płacenia dodatkowych faktur.

5. Nigdy tego nie robiliśmy, czyli doświadczenie

Masz 50 pojazdów, które chciałbyś wyposażyć w telematykę, a dostawca, z którym rozmawiasz, dotychczas pracował z małymi flotami do 5 pojazdów? Cóż, to nie musi, ale może okazać się problemem – w przypadku wielu oprogramowań nie da się przeskalować ich z małych do dużych zastosowań bez uszczerbku na ich funkcjonalności lub sprawności. Mówiąc inaczej – część programów może nie wytrzymać natężenia ruchu, jeśli zostały stworzone do mniejszych flot. Czasami ze względów technicznych lub bezpieczeństwa software ma wręcz ograniczenie ilości użytkowników lub aktywnych kont.

Warto mieć to na uwadze przy wyborze dostawcy telematyki. Im większe ma doświadczenie, im większe portfolio udanych przedsięwzięć zbliżonych do twoich potrzeb potrafi przedstawić, tym większa pewność, że i tobie ta inwestycja szybko się zwróci. A propos zwrotów – zwróć jeszcze uwagę na jedną rzecz: czy producent systemu pracuje z firmami z twojej branży. Przecież jeśli chcesz wyposażyć w telematykę swoje maszyny budowlane, niekoniecznie będziesz chciał eksperymentować z systemem przeznaczonym dla osobówek w systemie car-sharingu, prawda?

6. Kto to robi i gdzie, czyli programiści

Ta kwestia może ci się wydać dziwna, ale jest bardzo ważna z punktu widzenia pomocy technicznej – zapytaj dostawcę, kto pracuje nad jego oprogramowaniem. Jeśli są to pracownicy zatrudnieni w jego firmie, gdziekolwiek by się ona nie znajdowała – super. Jeśli jednak korzysta z outsourcingu i jego software jest tworzony przez zewnętrzne firmy lub zleceniobiorców – uważaj. W takim przypadku uzyskanie pomocy technicznej w przypadku awarii może być utrudnione, bo pracownicy infolinii lub supportu nie będą mieli takiego dostępu do dokumentacji, jaki mieliby, gdyby w pokoju obok pracowali ludzie, którzy dany program napisali od podstaw.

7. Mogę to sprawdzić jedynie zza biurka, czyli rozwiązania mobilne

Pewnie nie musimy ci o tym przypominać, ale na wszelki wypadek zrobimy to: w realiach pierwszej połowy XXI wieku rozwiązania mobilne to absolutna konieczność. Nie mówimy tu tylko o aplikacjach mobilnych, z których na swoich smartfonach lub tabletach korzystać mogą kierowcy w trasie. Mamy też na myśli zdalny dostęp do danych oraz możliwość przekierowywania na telefon czy mail alertów z systemu. Nie chciałbyś przecież dowiedzieć się o weekendowych problemach z ważnym ładunkiem dopiero dwa dni po fakcie, kiedy pojawisz się przy swoim biurku po weekendzie?

8. Z mojej firmy nic nie” wycieka”, czyli bezpieczeństwo danych

Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale systemy telematyczne funkcjonujące we flotach pojazdów są pełne informacji, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Są tam przecież zarówno dane kierowców, pojazdów, jak i kontrahentów, a nawet informacje o tym, gdzie kto spędzał noc podczas długiej trasy. Nie chodzi tu tylko o przyzwoitość, ale o prawo – część tych informacji chroniona jest prawnie m.in. przez słynne RODO, choć nie tylko.

W wielu przypadkach informacje o twojej firmie lub o przewożonych przez ciebie ładunkach należących do twoich klientów mogą łatwo przydać się twojej konkurencji. Dlatego systemy telematyczne po prostu muszą być bezpieczne. Wszystkie pozyskiwane i przechowywane dane muszą być odpowiednio zabezpieczone, a sam system odporny również na manipulacje fizyczne przy zainstalowanych w pojazdach modułach.

Tylko w takim wypadku można będzie mówić o tym, że pozyskiwane za ich pośrednictwem wskaźniki są rzetelne i nie trafiają w niepowołane ręce. Upewnij się zatem, że twój przyszły dostawca telematyki przykłada do tego odpowiednią wagę.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak powstaje i pracuje nasz system albo razem z nami poszukać odpowiedniego dla twojej firmy rozwiązania – skontaktuj się!